Erste Einrichtung

Nach der Installation richten Sie ProcessFlow in einer festen Reihenfolge ein. Dieses Kapitel ist der rote Faden bis zum ersten produktiven Ablauf.

1. Erste Anmeldung an der Web-Oberfläche

Wie Sie sich anmelden, hängt vom gewählten Anmelde-Modus ab:

• Interner Modus: Beim allerersten Start führt ein Setup-Assistent durch das Anlegen des ersten Administrator-Kontos.
• Keycloak-Modus: Sie melden sich mit einem bestehenden Keycloak-Konto an.

In beiden Fällen besitzt die Bootstrap-Gruppe „Administrators“ volle Rechte. Weitere Benutzer und Berechtigungen richten Sie später ein (siehe Benutzer und Rollen).

2. Grundeinstellungen unter „Konfiguration“

Öffnen Sie den Bereich Konfiguration und arbeiten Sie die folgenden Punkte ab:

Einstellung	Zweck
Systemsprache	Sprache der Oberfläche
Auto-Archiv	Ausführungen automatisch nach X Tagen archivieren – getrennt für erfolgreiche und fehlgeschlagene
Auswahllisten	globale Wertelisten für Erfassungsmasken
Alerting	Master-Schalter, SMTP-Ressource, Standard-Empfänger, Schwellwert für Auslöser-Ausfall
KI-Assistent (optional)	Anbieter, Modell, API-Schlüssel, Budget
Lizenz & Nutzung	Lizenzschlüssel eingeben, Status und Entitlements einsehen

Tipp

Legen Sie die SMTP-Ressource an, bevor Sie Alerting aktivieren – sonst können keine Alert-Mails versendet werden. Wie Sie Ressourcen anlegen, steht unter Integrationen.

📷 Screenshot folgt

TODO-SCREENSHOT: Konfigurationsseite mit den Grundeinstellungen (Systemsprache, Auto-Archiv, Alerting).

3. Ressourcen anlegen

Ressourcen sind die Verbindungen zu Ihren Systemen – etwa zu einem ERP, einer Datenbank, einem Mailserver oder einer Maschine. Legen Sie zunächst die Ressourcen an, die Ihre ersten Flows brauchen.

Details zu allen Ressourcentypen: Integrationen.

4. Ersten Flow anlegen und freigeben

Erstellen Sie im visuellen Editor einen ersten Erfassungsablauf und geben Sie ihn frei. Erst eine freigegebene Version steht auf den Geräten zur Verfügung.

Tipp

Starten Sie klein: ein Flow mit wenigen Schritten reicht für den Pilotbetrieb. Weitere Abläufe und Verzweigungen ergänzen Sie später.

Anleitung: Flows erstellen.

5. Profil anlegen und Gerät registrieren

Ein Profil legt die Menüstruktur fest, die ein Gerät anzeigt. Registrieren Sie anschließend ein Gerät per QR-Code.

Anleitung: Geräte und Profile.

6. Benutzer anlegen und Start-PIN vergeben

Damit sich Werker:innen am Gerät anmelden können, legen Sie Benutzerkonten an und vergeben eine Start-PIN.

Anleitung: Benutzer und Rollen.

7. Lizenz eintragen

Tragen Sie Ihren Lizenzschlüssel unter Konfiguration → „Lizenz & Nutzung“ ein. Dort sehen Sie auch Status und Entitlements.

So verhält sich das System je nach Lizenzstatus:

Stufe	Verhalten
Gültig	uneingeschränkter Betrieb
Warnstufen	System läuft weiter, warnt aber (z. B. vor Ablauf)
READ_ONLY (abgelaufen)	nur-lesend: Schreiboperationen und Geräte-Sync sind blockiert
LOCKED	gesperrt: nur noch Lizenzseite und Anmeldung erreichbar

Achtung

Eine abgelaufene Lizenz stoppt zunächst nur Schreibvorgänge und die Geräte-Synchronisation (READ_ONLY). Behalten Sie das Ablaufdatum im Blick, um einen Übergang in LOCKED zu vermeiden.

📷 Screenshot folgt

TODO-SCREENSHOT: Konfigurationsseite, Tab „Lizenz & Nutzung“ mit Lizenzstatus und Entitlements.

8. Checkliste: bereit für den Pilotbetrieb

• Erstes Administrator-Konto angelegt (bzw. Keycloak-Anmeldung geprüft)
• Grundeinstellungen unter „Konfiguration“ gesetzt
• Alerting mit SMTP-Ressource und Standard-Empfänger eingerichtet
• Benötigte Ressourcen angelegt und getestet
• Erster Flow angelegt und freigegeben
• Profil angelegt und Gerät per QR-Code registriert
• Benutzer angelegt und Start-PINs vergeben
• Gültiger Lizenzschlüssel eingetragen
• Datensicherung eingeplant (siehe Betrieb und Wartung)