Benutzer und Rollen

Jede Aktion in ProcessFlow ist einem Benutzer zugeordnet. Über die Benutzerverwaltung legen Sie Konten an, und über Gruppen steuern Sie, wer welche Bereiche sehen und welche Aktionen ausführen darf. Sie finden beides unter Verwaltung → Benutzerverwaltung. Die Seite ist in die Tabs Benutzer und Gruppen geteilt.

Wie sich Benutzer anmelden

Wie die Anmeldung an der Web-Oberfläche funktioniert, ist durch die Installation vorgegeben. Es gibt zwei Betriebsarten. Welche bei Ihnen aktiv ist, entscheidet, welche Aktionen in der Benutzerverwaltung möglich sind.

Zentrale Anmeldung (Keycloak / OIDC)

In dieser Betriebsart übernimmt ein zentraler Anmeldedienst (Keycloak über OIDC) die Anmeldung. Optional lässt sich dieser Dienst an ein Verzeichnis wie Active Directory oder Entra ID anbinden (Federation). Ihre Mitarbeitenden melden sich dann mit den gewohnten Firmen-Zugangsdaten an.

Achtung

Ist ein Verzeichnis angebunden, werden die Konten zentral im Verzeichnis verwaltet. Anlegen, Löschen und alle Passwort-Aktionen sind in ProcessFlow gesperrt; die Oberfläche weist mit dem Hinweis „User werden zentral im Verzeichnis verwaltet“ darauf hin. Diese Aufgaben erledigen Sie dann in Ihrem Verzeichnisdienst. Gruppen und Berechtigungen pflegen Sie weiterhin in ProcessFlow.

Interner Modus

Im internen Modus verwaltet ProcessFlow die Benutzer selbst. Diese Betriebsart braucht keinen externen Dienst und ist damit komplett offlinefähig — passend für Umgebungen ohne Anbindung an ein zentrales Identitätssystem.

• Beim allerersten Start führt ein Setup-Assistent durch die Anlage des ersten Administrationskontos.
• Danach melden sich Benutzer über eine Login-Maske mit Benutzername und Passwort an.
• Beim ersten Anmelden kann ein erzwungener Passwortwechsel vorgesehen sein: Das Start-Passwort muss dann durch ein selbst gewähltes ersetzt werden.

Hinweis

In diesem Kapitel geht es um die Anmeldung an der Web-Oberfläche. Die Anmeldung der Werker an den Geräten läuft immer über Benutzername und PIN — unabhängig von der Betriebsart. Dazu weiter unten mehr.

Benutzer verwalten (Tab „Benutzer“)

Der Tab Benutzer listet alle Konten auf. Über die Suche finden Sie einen Namen schnell, mit dem Gruppenfilter grenzen Sie die Liste auf eine Gruppe ein, und bei vielen Konten blättern Sie über die Seitennavigation.

📷 Screenshot folgt

TODO-SCREENSHOT: Tab „Benutzer“ der Benutzerverwaltung mit Suchfeld, Gruppenfilter, Benutzerliste und der Aktionsleiste eines ausgewählten Kontos.

Benutzer anlegen

Ein neues Konto legen Sie im internen Modus so an:

1. Wechseln Sie in den Tab Benutzer und wählen Sie Anlegen.
2. Geben Sie Benutzername, Namen und E-Mail-Adresse ein.
3. Vergeben Sie ein Start-Passwort. Der Benutzer ändert es bei der ersten Anmeldung.
4. Weisen Sie die passenden Gruppen zu — sie bestimmen die Berechtigungen.
5. Speichern Sie. Das Konto erscheint sofort in der Liste.

Ein Konto bearbeiten

Zu jedem Konto stehen diese Aktionen bereit:

• Bearbeiten — Namen und E-Mail-Adresse ändern.
• Gruppen zuweisen — den Benutzer einer oder mehreren Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen.
• Aktivieren / Deaktivieren — ein Konto vorübergehend sperren, ohne es zu löschen. Ein deaktiviertes Konto kann sich nicht anmelden.
• Start-PIN setzen / entfernen — die PIN für die Anmeldung an den Geräten vergeben oder zurücknehmen (siehe unten).
• Passwort zurücksetzen — dem Benutzer ein neues Start-Passwort geben (nur im internen Modus).
• Löschen — das Konto endgültig entfernen (nur im internen Modus).

Achtung

Ihr eigenes Konto können Sie nicht deaktivieren. So verhindert das System, dass Sie sich versehentlich selbst aussperren. Achten Sie außerdem darauf, dass immer mindestens eine weitere Person volle Administrationsrechte hat.

Gruppen und Berechtigungen (Tab „Gruppen“)

Berechtigungen vergeben Sie in ProcessFlow nicht an einzelne Personen, sondern an Gruppen. Ein Benutzer erhält seine Rechte, indem Sie ihn einer Gruppe zuordnen. Das hält die Verwaltung übersichtlich: Wer neu ins Team kommt, wird einfach der passenden Gruppe hinzugefügt.

Im Tab Gruppen legen Sie Gruppen an und löschen sie wieder.

Achtung

Systemgruppen wie Administrators sind geschützt und lassen sich nicht löschen. Sie stellen sicher, dass die volle Verwaltung des Systems immer erreichbar bleibt.

Die Rechte-Matrix

Jede Gruppe hat eine Rechte-Matrix. Sie ordnet Ressourcen (die Objektarten im System) den erlaubten Aktionen zu. Sie setzen einfach die Häkchen für das, was die Gruppe können soll.

• Ressourcen (Zeilen): Flow, Profil, Gerät, Ressource, Benutzer, Gruppe, Ausführung, Konfiguration, Log.
• Aktionen (Spalten): anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen, verwalten und weitere.

Ein Beispiel: Eine Gruppe „Prozessplanung“ mit den Rechten anzeigen, anlegen und bearbeiten auf Flow darf Flows im Editor bauen, aber keine Benutzer verwalten und keine Systemkonfiguration ändern.

📷 Screenshot folgt

TODO-SCREENSHOT: Tab „Gruppen“ mit ausgewählter Gruppe und der Rechte-Matrix (Ressourcen als Zeilen, Aktionen als Spalten, gesetzte Häkchen).

Tipp

Berechtigungen wirken nicht nur auf einzelne Schaltflächen, sondern blenden ganze Bereiche der Oberfläche aus. Wer kein anzeigen-Recht auf Gerät hat, sieht den Menüpunkt Devices nicht. Prüfen Sie deshalb bei „Mir fehlt ein Menüpunkt“-Rückfragen zuerst die Gruppenrechte.

Mitglieder einer Gruppe

Wer zu einer Gruppe gehört, sehen und pflegen Sie im Mitglieder-Tab der jeweiligen Gruppe. Sie können Personen hier direkt hinzufügen oder entfernen — das ist der gleiche Vorgang wie „Gruppen zuweisen“ beim einzelnen Konto, nur aus Sicht der Gruppe.

Die Start-PIN für die Geräte-Anmeldung

An den Scannern und Tablets melden sich die Werker nicht mit Passwort, sondern mit Benutzername und PIN an. Diese PIN ist die Start-PIN, die Sie im Tab Benutzer zum Konto setzen.

1. Wählen Sie im Tab Benutzer das betreffende Konto.
2. Wählen Sie Start-PIN setzen und vergeben Sie die PIN.
3. Teilen Sie der Person die PIN mit. Sie kann sich damit sofort an einem zugewiesenen Gerät anmelden.

Mit Start-PIN entfernen nehmen Sie die PIN wieder zurück; die Person kann sich dann nicht mehr an Geräten anmelden.

Hinweis

Ein Konto ohne Start-PIN kann sich zwar an der Web-Oberfläche anmelden (sofern berechtigt), aber nicht an einem Gerät. Wie die Anmeldung am Gerät für die Werker aussieht, beschreibt das Anwenderhandbuch unter Anmelden am Gerät.

Nächste Schritte

• Verbindungen zu Ihren Systemen anlegen: Integrationen
• Geräte registrieren und Profile zuweisen: Geräte und Profile
• Zugriff und Datenschutz absichern: Sicherheit und Datenschutz